Analyse de vos besoins.
Vous abordez une réflexion de dématérialisation et de gestion documentaire afin :
- D'optimiser la recherche des documents
- De libérer l'espace de stockage pris par vos archives
- De protéger vos archives de dégâts éventuels (le feu, l'eau, le temps…)
- D'éviter les erreurs humaines (perte, destruction accidentelle, erreur de classement…)
- De partager vos archives avec vos collaborateurs en toute sécurité
- D'éviter la redondance des documents (coût des impressions multiples, espace de stockage, démarche écologique…)
La société SIANS vous accompagne vers la dématérialisation de vos archives.
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Etude de vos archives.
Sur rendez-vous, nous nous rendons sur votre site pour établir gratuitement une étude adaptée à vos besoins.
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Les archives et la loi.
Vous vous interrogez sur la valeur probante des formats numériques et sur vos obligations en termes de conservation des originaux.
- La preuve numérique
- Article 1316,1 de la loi du 13 Mars 2000 : «L'écrit sous forme électronique est admis au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifié par la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité.»
- Documents et conservation :
- La comptabilité:
- Livres et registres comptables (journal, grand livre, livre d'inventaire) sont à conserver 10 ans à compter de la clôture du livre ou du registre.
- Bilans, comptes de résultats sont à conserver 10 ans après la clôture de l'exercice considéré.
- Les documents commerciaux sont à conserver 10 ans
- Les correspondances ainsi que les contrats commerciaux.
- Les dossiers clients
- Les accords industriels.
- Les commandes clients, fournisseurs.
- Les documents sociaux :
- Les convocations, les feuilles de présence et les pouvoirs sont à conserver 3 ans.
- Les rapports du gérant ou du conseil d’administration sont à conserver 3 ans.
- Les rapports des commissaires aux comptes sont à conserver 3 ans.
- Les registres des procès verbaux d’assemblées et de conseils d’administration sont à conserver 30 ans à compter du dernier procès verbal enregistré.
- Les statuts, annexes et pièces modificatives sont à conserver 30 ans à compter de la radiation de la société du RCS (Registre du Commerce et des Sociétés).
- Les documents liés à la consommation :
- Les relevés de comptes et les talons de chèques sont à conserver 10 ans.
- Les contrats de prêts doivent être conservés de 2 à 10 ans.
- Les chèques émis doivent être conservés 1 an
- Les documents de l’assurance :
- Les factures d’achats de meubles, d'objets de valeur, d'effets personnels et les dossiers d’accident corporel sont à conserver à vie.
- Les quittances de primes ou d'avis d’échéances émanant de l’assureur et les preuves du règlement doivent être conservées durant 2 ans.
- Les factures :
- Les factures des artisans (plombier, électricien…) sont à conserver 30 ans.
- Les factures des entrepreneurs de travaux qui exercent sous forme de société commerciale doivent être conservées 10 ans
- Les documents liés aux impôts :
- Les avis d’imposition, de mise en recouvrement, et les avis de paiement sont à conserver pendant 4 ans.
- Le délai de conservation est rallongé à 10 ans en cas d’erreurs ou d’omissions de déclarations constatées par l’administration fiscale.
- Les justificatifs du paiement de taxe foncière, d’habitation et annexes sont à conserver 2 ans.
- Les déclarations et les documents justificatifs concernant la taxe professionnelle doivent être conservés 3 ans.
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Cahier des charges.
Elaboration d'un recueil d'informations décrivant de façon détaillée les attentes de l'entreprise en matière de numérisation afin d'obtenir un résultat en totale adéquation avec son fonctionnement.
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Réalisation d'un échantillon.
Traitement d'un ensemble de dossiers représentatifs de vos archives afin de vous fournir un aperçu concret de notre savoir faire et d'affiner ensemble le cahier des charges.
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Devis.
Un devis gratuit est établi en fonction du cahier des charges et de l'échantillon réalisé. La durée du chantier est affinée grâce à ce dernier.
La Société SIANS peut traiter vos archives en une seule fois ou en plusieurs lots. Nous avons aussi la possibilité de mettre en place un enlèvement mensuel des archives générées afin de les rendre consultables rapidement et de permettre un lissage des coûts.
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